В прошлом году было принято 7 федеральных законов, вносящих изменения в закон № 44-ФЗ, при этом самым масштабным из них является Федеральный закон от 2 июля 2021 года №360-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Одной из принципиальных новелл этого закона стало нововведение об электронном актировании, предусматривающее подписание с 1 января 2022 документа о приёмке в электронной форме. Подробности о том, каким образом реализуется эта опция, опубликовал сайт ЕИС, а наш добровольный эксперт из Махачкалы предлагает ознакомиться с процедурой поближе.

***

С указанного времени статья 94 Федерального закона № 44-ФЗ дополняется частями 13 и 14 о формировании и подписании документа о приёмке в электронной форме с использованием ЕИС. Надо отметить, что с момента передачи полномочий по регулированию контрактной системы в Минфин России положения 44-ФЗ постоянно оптимизируются и сокращаются, в том числе и в целях автоматизации всех процессов закупок.

Как известно, контрактная система состоит из 3-х основных блоков:

• планирование закупок;
• определение поставщика (подрядчика, исполнителя);
• исполнение контракта.

Отмечается, что введение электронного документооборота должно быть на всём жизненном цикле закупки, все документы должны формироваться в электронной форме. В настоящее время это доступно только для планирования закупок (1 блок) и определения поставщика (подрядчика, исполнителя) (2 блок).

Таким образом, Федеральным законом № 360-ФЗ совершенствуется 3-й блок контрактной системы об исполнении контракта (статья 94 закона № 44-ФЗ), вводится определение этапа исполнения контракта (часть 1 статьи 3 закона № 44-ФЗ дополнена пунктом 8.4), предусмотрена обязанность формирования документа о приёмке в электронной форме с использованием ЕИС (части с 13-й по 16-ю статьи 94 закона № 44-ФЗ), расторжение контрактов переводится в электронную форму (часть 8.1 статьи 95 закона № 44-ФЗ, вступит в силу с 1 июля 2023), что тоже позволит существенно сократить срок такой процедуры и обеспечить фиксацию поступления одной стороне контракта решения о его расторжении, принятого другой стороной контракта.

В ЕИС функционал электронного актирования приёмки, основной целью которого является обеспечение прозрачности на этапе исполнения контракта, запущен Федеральным казначейством в 2020 году. Такой вариант формирования документов позволяет минимизировать бумажный документооборот и оптимизировать порядок взаимодействия заказчиков и исполнителей, в том числе, процесс оплаты.

Положениями частей 13, 14 статьи 94 закона №44-ФЗ установлено, что при исполнении контракта, заключённого по результатам проведения электронных процедур, поставщик (подрядчик, исполнитель) в срок, установленный в контракте формирует с использованием ЕИС, подписывает усиленной электронной подписью и размещает в ЕИС документ о приёмке, который должен содержать включённые в контракт наименование объекта закупки, место поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, информацию о поставщике (подрядчике, исполнителе), наименование страны происхождения поставленного товара (при осуществлении закупки товара, в том числе поставляемого заказчику при выполнении закупаемых работ, оказании закупаемых услуг, единицу измерения, информацию о количестве поставленного товара, об объёме работы, оказанной услуги и так далее (пункт 1 части 13 статьи 94 закона №44-ФЗ).

К документу о приёмке могут прилагаться документы, которые считаются его неотъемлемой частью. При этом в случае, если информация, содержащаяся в прилагаемых документах, не соответствует информации, содержащейся в документе о приёмке, приоритет имеет информация, содержащаяся в документе о приёмке (пункт 2 части 13 статьи 94 закона №44-ФЗ).
Документ о приёмке, подписанный поставщиком (подрядчиком, исполнителем), не позднее 1 часа с момента его размещения в ЕИС автоматически направляется заказчику. Датой поступления заказчику документа о приёмке, подписанного поставщиком (подрядчиком, исполнителем), считается дата размещения такого документа в ЕИС в соответствии с часовой зоной, в которой расположен заказчик (пункт 3 часть 13 статьи 94 закона №44-ФЗ).

В срок, установленный контрактом, но не позднее 20 рабочих дней заказчик подписывает усиленной электронной подписью и размещает в ЕИС документ о приёмке, либо размещает в ЕИС мотивированный отказ от подписания документа о приёмке с указанием причин такого отказа (пункт 4 части 13 статьи 94 закона №44-ФЗ).

Необходимо отметить, что такие же действия предусмотрены и в отношении приёмочной комиссии, при этом члены приёмочной комиссии должны предусмотреть возможность подписания усиленными электронными подписями, а если члены приёмочной комиссии не использовали усиленные электронные подписи и ЕИС, заказчик может приложить подписанные ими документы в форме электронных образов бумажных документов (пункт 5 части 13 статьи 94 закона №44-ФЗ).

Документ о приёмке (мотивированный отказ от подписания документа о приёмке) не позднее 1 часа с момента размещения в ЕИС направляются автоматически поставщику (подрядчику, исполнителю).

Датой поступления поставщику (подрядчику, исполнителю) документа о приёмке (мотивированного отказа от подписания документа о приёмке) считается дата размещения документа о приёмке (мотивированного отказа) в ЕИС в соответствии с часовой зоной, в которой расположен поставщик (подрядчик, исполнитель) (пункт 6 части 13 статья 94 закона №44-ФЗ).

В случае получения мотивированного отказа от подписания документа о приёмке поставщик (подрядчик, исполнитель) вправе устранить причины, указанные в таком мотивированном отказе, и направить заказчику документ о приёмке в порядке (пункт 7 часть 13 статьи 94 закона №44-ФЗ).

Датой приёмки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги будет считаться дата размещения в ЕИС документа о приёмке, подписанного заказчиком (пункт 8 части 13 статьи 94 закона №44-ФЗ).

Исходя из указанного и учитывая то, что электронный документ о приёмке формируется в ЕИС исполнителем (поставщиком, подрядчиком), а качество его заполнения зависит от сведений, которые содержатся в реестре контрактов, заказчикам следует внимательней относится к формированию информации о предмете закупки, условных единицах и иных показателях, которые позволят в последующем сформировать исполнителю акт в электронном виде, так как подписанные в ЕИС документы о приёмке принимаются к учёту в качестве первичных учётных документов и будут являться основанием для оплаты.

Предполагается, что на основании сформированных и подписанных в ЕИС электронных документов о приёмке предусмотрена возможность автоматического формирования сведения об исполнении контракта, сведения об исполнении денежного обязательства и так далее.

Механизм электронного актирования позволит сократить трудозатраты по формированию таких документов – все будет формироваться в ЕИС на основании электронного акта, и заказчику останется лишь проверить и подписать сформированные документы электронной подписью.

Электронное актирование в ЕИС позволит заказчику подписать документ о приёмке не только руководителем или уполномоченным лицом, но и приёмочной комиссией. Для этого необходимо обеспечить сотрудников, которые входят в состав приёмочной комиссии, электронными подписями, а также настроить в ЕИС права и полномочия подписантов и предоставить им доступ в ЕИС. Но, как и прежде, можно дополнительно прикрепить скан документа о приёмке, сформированного и подписанного приёмочной комиссией на бумажном носителе.