***
По мнению Александры Белоус (на снимке – ред.), проблема заключается в устаревшей системе документооборота и отсутствии чётких нормативов. Многие саморегулируемые организации и контролирующие органы до сих пор требуют бумажные копии, даже если все данные открыты и доступны, например, в сети Интернет.
Здесь уместно вспомнить про Федеральный закон № 152-ФЗ «О защите персональных данных», который вводит такое понятие, как «избыточные требования». Получается, что, запрашивая от своего участника публично доступную (или уже полученную ею) информацию, СРО, помимо бесполезной работы, требует от своих членов избыточные данные.
Такой подход несёт в себе следующие издержки:
- предоставление уже известных сведений – лишняя нагрузка на компании и пустая трата времени;
- это очень сильно раздражает тех, кто это делает;
- подобный подход мешает правильному контролю СРО за своим участником.
Далее нужно помнить, что в какой-то срок документы теряют свою актуальность. И вместо того, чтобы обработать представленную компанией форму с актуальными данными, специалист СРО вынужден обрабатывать огромное количество бумаг. Соответственно, скорость предоставления данных и выгрузки в реестр членов СРО падает в разы.
Откуда же эти требования к документам не в виде сведений, а именно в виде бумаг, заверенных печатью компании либо электронной цифровой подписью? Эти требования, отмечает Александра Сергеевна, мы видим в результатах проверок, которые осуществляет Ростехнадзор в отношении членов СРО. Но при этом Градостроительный кодекс РФ указывает достаточно размыто: «документы, подтверждающие...». На деле это может быть как форма, заверенная электронной цифровой подписью, так и выписка из Пенсионного фонда или трудовой книжки.
Плюс к этому, с появлением 152-ФЗ и тем более с его ужесточением, саморегулируемой организации необходимо провести работу по сокращению запрашиваемых бумаг, оставаясь при этом в рамках Градостроительного кодекса РФ и в рамках Федерального закона № 315-ФЗ. Для этого СРО может дополнительно, например, запросить разъяснения у Ростехнадзора, либо у другого надзорного органа.
Почему нужен переход на электронный документооборот? Вот ответ госпожи Белоус:
- электронный документооборот – это удобное, современное решение, которое уже прочно вошло в нашу жизнь;
- при таком подходе значительно ускоряется обмен документами, снижает риск бумаг, облегчается хранение и поиск необходимых документов.
Но, как подчёркивает глава «Перспективы», при внедрении электронного документооборота важно, во-первых, прописать чёткие нормативы: когда требуются бумажные копии, а когда достаточно электронных документов или публичных источников. Этот свод правил может подготовить любая компания, назвав его, например, «Политика электронного документооборота».
Также на сегодняшний день многие компании, особенно небольшие, почему-то не готовы к электронному документообороту, хотя в их ситуации гораздо проще наладить этот документооборот, потому что сама компания небольшая. И гораздо сложнее его вводить в крупных бизнесах, когда специалистов много, а внутри предприятия уже функционирует масса процессов.
Александра Белоус даёт следующую рекомендацию: чем меньше компания, тем разумнее в ней реализовать электронный документооборот. Во-первых, это действительно экономит деньги, ресурсы и время. Во-вторых – предприниматель сразу увидит, как легко выстроить обмен документами с любым подрядчиком либо партнёром. А заниматься электронным документооборотом может фактически любой специалист в компании.
Для саморегулируемой организации и её членов процесс использования электронных документов – это, безусловно, выигрышная стратегия. Ведь ЭДО снижает риск нарушений со стороны подрядных организаций, формирует доверие к СРО со стороны участников, и устраняет большое количество конфликтов. В том числе – минимизирует степень раздражения у членов СРО, ибо профессиональное объединение будет получать ровно то, что ему необходимо, не выходя за пределы «избыточных сведений».