Очередной шаг в деле цифровизации своей деятельности сделал Саморегулируемый Союз Проектировщиков» (СРО «Союзпроект», СРО-П-018-19082009). Союз внедрил систему электронного архива «Этлас» версии 7.1 с дополнительным модулем «Поддержка юридически значимой ЭЦП». Установка и настройка системы были выполнены в соответствии с техническим заданием, обеспечивая заказчику надёжные и эффективные инструменты для управления документацией. Подробности читайте в материале нашего добровольного эксперта из Красноярска.

***

Разработчиком программного комплекса выступила компания «Этлас-Софт». Внедрение системы позволит СРО решить следующие задачи:

• оптимизировать процесс хранения и поиска документов;
• обеспечить юридическую значимость электронных документов посредством ЭЦП;
• автоматизировать процесс выдачи и учёта оригиналов документов;
• создать структурированную систему доступа к архивным данным;
• повысить уровень безопасности документации;
• минимизировать использование бумажного документооборота, снижая издержки на печать и хранение бумаг.

Процесс внедрения включал в себя несколько ключевых этапов. Разработчики провели удалённое обследование существующего бумажного архива и проанализировали процессы документооборота. После этого в ходе совместного обсуждения была определена оптимальная конфигурация системы. Пользователей разбили на несколько групп с разграничением прав доступа и создали для них учётные записи в системы.

Далее была построена структура электронного архива с учётом специфики работы организации. В систему внесли все необходимые справочники, провели настройку карточек документов (до трёх типов) для удобного хранения информации. Были установлены автоматические правила нумерации и именования документов.

Наконец, разработчики оптимизировали процесс размещения документов с учётом организационных требований, сформировали отчёты для мониторинга документооборота, а также обучили сотрудников СРО работе с системой.

Электронный архив «Этлас» соответствует современным требованиям к цифровизации документации и обладает следующими преимуществами: независимость от зарубежных поставщиков ПО, что важно в рамках стратегии импортозамещения; полная совместимость с другими системами документооборота и управления проектами; гибкость в настройке структуры архива и правил доступа; поддержка юридически значимой ЭЦП, что обеспечивает легитимность электронных документов; безопасность и конфиденциальность, гарантированные встроенными механизмами защиты данных; упрощение поиска и управления документами, что значительно ускоряет рабочие процессы; автоматизация рутинных задач, таких как нумерация, именование и размещение документов; интуитивно понятный интерфейс, снижающий порог входа для пользователей.

После завершения установки и настройки системы, сотрудники СРО «Союзпроект» получили удобный инструмент для работы с архивными документами. Электронный архив позволил минимизировать риски потери данных, ускорить процесс поиска информации и повысить прозрачность документооборота.

Использование системы «Этлас» также позволило значительно сократить время, затрачиваемое на обработку документов, а также уменьшить вероятность ошибок при регистрации и хранении информации. В дальнейшем возможна интеграция с другими информационными системами и расширение функционала за счёт дополнительных модулей.