Распечатано с портала ЗаНоСтрой.РФ (zanostroy.ru)

/ Новости / 2020 / 10 / 29 /
Опубликовано: 29 октября 2020 в 16:08
0    1515

​Переход НОСТРОЙ на цифровые технологии в деле хранения документов может занять не менее пяти лет. Только аренда склада за это время «съест» 17,5 миллиона рублей



Идея перевести архив НОСТРОЙ на цифровые носители вызвала позитивные отклики среди представителей саморегулируемого сообщества. Разговоры о том, что гигантский бумажный архив можно и нужно перевести в электронную форму, что позволит сократить расходы на аренду хранилища и ускорить обработку информации, ходили уже давно. Поэтому можно только приветствовать прозвучавшие на расширенном заседании Совета идею о том, что нужно приступить к этой работе. Подробности читайте в материале нашего добровольного эксперта из Нижнего Новгорода.

***
Бумажный архив НОСТРОЙ со временем превратился в крайне громоздкий и неудобный чемодан без ручки, который нести неудобно, а бросить невозможно. Сегодня Национальное объединение вынуждено хранить и документы исключённых из Единого реестра СРО (а это данные на десятки тысяч строительных компаний), и персональные данные специалистов НРС, и заявительные документы саморегулируемых организаций.

В итоге, как сообщалось на недавнем заседании, по состоянию на 8 октября 2020 года в Нацобъединении хранятся 249,7 тысячи комплектов заявительных документов, под которые приходится содержать архив площадью 142 квадратных метров при годовой стоимости аренды площадей под архив более 3,5 миллиона рублей. И в перспективе это хранилище будет только увеличиваться.

Поэтому, НОСТРОЙ считает целесообразным провести оцифровку архива, что позволит не только максимально сократить расходы на хранение, но и оперативно извлекать информацию из архива, с возможностью формирования аналитики.

Особенно актуален перевод заявительных документов в электронный вид, учитывая всеобщую тенденцию к цифровизации экономики. Для оцифровки предложено заключить договор, действие которого будет переходящим на 2021 год, и профинансировать эти расходы из денежных средств, предусмотренных статьёй 4-20 «Развитие Национального реестра специалистов в области строительства».

Что же, решение, действительно разумное и своевременное. Рано или поздно, к нему пришлось бы прибегать. Тем более, что растёт не только объём хранимых документов, но и стоимость арендуемых квадратов. Так, согласно данным ЦИАН аренда складского помещения порядка 150-ти квадратных метров может стоить от 150-ти тысяч рублей до 300 тысяч в месяц, в зависимости от района. Или 1,8-3,6 миллиона в год. При этом требования к архивному хранилищу, всё-таки отличаются от аналогичных требований к складу запчастей или старой мебели – должны обеспечиваться определённые параметры влажности и температуры, чтобы бумаги не превратились в плесень уже через два-три года. А кроме того, куда-нибудь на окраину, за МКАД документы тоже не вывезешь, поскольку архив предполагает периодические запросы и поиск материалов, работу с ними.

Пожалуй, единственным вопросом, который необходимо ещё раз внимательно оценить специалистам НОСТРОЙ, являются требования к срокам. Как иногда указывают, со ссылкой на нормативы архивного дела, срок хранения персональных данных составляет 50 лет. Однако такие длительные временные промежутки законодатель предусмотрел только для кадровых дел сотрудников, персональные данные по НРС же необходимо хранить 5 лет. Соответственно, только по истечению этого срока, данные на бумажных носителях могут быть уничтожены. С учётом того, какой объём данных хранит Национальное объединение и на какой срок может растянуться эта работа, не менее пяти лет и займёт постепенный переход на полностью цифровой архив.

Открытым остаётся вопрос о сумме необходимых для этого расходов. Очевидно, что на переходный период придётся продолжать оплачивать аренду нынешнего помещения, а также вкладываться в аренду серверов для размещения данных – по всей вероятности, речь пойдёт о переходе на облачную инфраструктуру. Недёшево обойдутся и работы по оцифровке материалов…


Войдите, чтобы оставить комментарий.
Что Вы думаете о судьбе законопроекта по частичной оплате ЧВ Нацобъединениям за счёт доходов от размещения КФ?
Последние комментарии